Lean Management Admin

In vielen K+L-Betrieben gibt es bei der Zusammenarbeit von Verwaltung und Werkstatt beträchtliches Verbesserungspotenzial.

Der Unternehmensberater Michael Zülch und der frühere Werkstattchef Mathias Höhn haben mit „Lean Management Admin“ ein Beratungsangebot entwickelt, das sich gezielt mit diesem Thema befasst.

In fast jedem Karosserie- und Lackierbetrieb gibt es Bereiche mit „Luft nach oben“: Prozesse, die nicht optimal aufeinander abgestimmt sind, in denen es regelmäßig hakt, zu Fehlern, Verzögerungen oder Staus kommt. Manchmal ist den Werkstattleitern das Problem durchaus bewusst, doch um es gezielt anzugehen, fehlt im Alltagsbetrieb oft die Zeit. Und so bleiben manche dieser ineffizienten Prozesse über Jahre unverändert. „Viele Betriebsinhaber machen sich keine Vorstellung davon, welche Summen einem Betrieb durch mangelhaft koordinierte Prozesse verlorengehen können“, so Michael Zülch. „Wir reden hier, über das ganze Jahr gerechnet, von fünfstelligen Beträgen.“

In der Administration bleibt vieles oft lange beim Alten
Mathias Höhn hat über drei Jahrzehnte lang seine eigene Kfz-Werkstatt in Kitzingen geleitet und kennt diese Thematik aus eigener Erfahrung. Er hat dabei eine Schnittstelle als besonders problemträchtig erkannt: die Verzahnung von Werkstatt und Büro. Gerade hier können nicht richtig vernetzte Prozesse zu Störungen und Verzögerungen führen. „Es liegt manchmal an einer einseitigen Fokussierung auf den technischen Sektor“, erklärt er. „In vielen Betrieben achtet man inzwischen darauf, Arbeitsprozesse in der Werkstatt permanent zu überprüfen und zu verbessern. Doch in der Administration bleibt gleichzeitig alles beim Alten. Oft zu lange.“

Mathias Höhn, langjähriges Mitglied des von Standox initiierten Werkstattnetzwerks Repanet e.V., hat sich mit Michael Zülch, der die Repanet Mitglieder als betriebswirtschaftlicher Berater unterstützt, zusammengetan und ein neues Beratungskonzept entwickelt. „Lean Management Admin“ dient der systematischen Prozessharmonisierung und -optimierung, nimmt gezielt Verwaltungsabläufe in K+L-Betrieben unter die Lupe, analysiert sie, macht Schwachpunkte sichtbar und liefert Verbesserungsvorschläge.

Höhn und Zülch unterteilen die administrativen Prozesse, die typischerweise in jeder Kfz-Werkstatt anfallen, in neun Abschnitte, angefangen bei Auslastungsplanung, Auftragserteilung und Terminvergabe bis hin zum Versand der Rechnungen. Darunter fallen auch Organisation und Umsetzung des Hol-/Bring-Dienstes, die Bereitstellung von Ersatzfahrzeuge sowie Lagerlogistik, Teilebestellung, -lieferung und -verteilung.

Verzögerungen schleppen sich durch den kompletten Auftrag
„Bei jedem dieser Arbeitsschritte kann es zu Verzögerungen oder Fehlern kommen“, erklärt Zülch. „Und die schleppt man dann durch den kompletten Auftrag mit, manchmal potenzieren sie sich sogar. So entstehen Prozessunterbrechungen, unproduktive Zeiten, die sich immer weiter aufaddieren und sich letztlich negativ im Ergebnis niederschlagen.“ Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen der K+L-Branche, die seit Jahren unter hohem Effizienzdruck stehen, ein Problem. Zwei Beispiele: Werden versehentlich falsche Teile geordert, entsteht nicht nur zusätzlicher zeitlicher und personeller Aufwand für die Nachbestellung, sondern die Reparatur zieht sich länger hin. Oder: Wird ein Mitarbeiter, der mit dem Projekt bereits begonnen hat, nicht rechtzeitig darüber informiert, dass der Kunde den Auftrag erweitert hat, kann auch dies mehr Aufwand und Arbeitszeit bedeuten. Höhn: „Das macht deutlich, wie wichtig eine eingespielte und reibungslose Zusammenarbeit zwischen Administration und Werkstatt ist.“

Dinge richtig tun – und die richtigen Dinge tun
Mit Lean Management Admin verfolgen die beiden Initiatoren jedoch noch weitergehende Ziele. „Prozesse im Rahmen von bestehenden Vorgaben zu optimieren, ist nur das eine“, erklärt Michael Zülch. „Man muss aber nicht nur Dinge richtig tun – sondern vor allem auch die richtigen Dinge tun. Das ist ein weiter gefasster strategischer Ansatz. Er umfasst beispielsweise die Entwicklung kreativer Alternativen, die Optimierung der Mittelnutzung, die Erhöhung der Gewinne.“

Im Zuge der Beratung besucht Mathias Höhn den jeweiligen Betrieb, schaut sich einen Tag lang alle internen Abläufe an, spricht mit Mitarbeitern und Geschäftsführung. Anschließend erstellt er ein Protokoll und macht auf dieser Basis konkrete Vorschläge für Optimierungen und Veränderungen in einer Road Map. Darüber hinaus bietet Michael Zülch an, nach einem halben Jahr die betrieblichen Kennzahlen zu vergleichen, um zu prüfen, ob, wo und wie sich die Maßnahmen ausgewirkt haben. Somit wird sichergestellt, dass die Abläufe und Optimierungen dauerhaft umgesetzt und weiterentwickelt werden können. Michael Zülch: „Das konsequente Umsetzen von Lean Management Admin ist ein Prozess, nicht nur eine einmalige Umstellung. Es muss im Betrieb von allen Beteiligten auch gelebt werden.“

Mit Lean Management Admin wenden sich Höhn und Zülch zuerst an die Mitglieder des Repanet Netzwerks. Grundsätzlich steht die Beratung aber auch anderen Werkstätten offen. Weitere Infos dazu unter: info@zuelch-consulting.de